RECEIPT & TAX REGISTER

ทะเบียนใบเสร็จและใบกำกับภาษี

คู่มือเพิ่มไฟล์ PDF ให้ระบบอ่านข้อความหรือ OCR แล้วจัดเก็บวันที่ เลขเอกสาร ประเภทเอกสาร และยอดภาษีไว้ในทะเบียน ครอบคลุมการตรวจทาน ค้นหา เปิดไฟล์ต้นฉบับ พิมพ์รายงาน และจัดการข้อมูลตามสิทธิ์

เส้นทางหลัก

บัญชี › ทะเบียนใบเสร็จและใบกำกับภาษี › เพิ่ม PDF › ตรวจข้อมูล › เปิดหรือพิมพ์

SECTION 01

ภาพรวมทะเบียนและหน้าจอ

หน้านี้ใช้ทำอะไร

ใช้รวบรวมไฟล์ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และใบลดหนี้ที่เป็น PDF ระบบอ่านข้อความจากไฟล์และสร้างรายการในทะเบียนโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จึงตรวจยอดภาษี ค้นเอกสาร เปิดไฟล์ต้นฉบับ และพิมพ์ทะเบียนได้จากหน้าเดียว

ส่วนประกอบของหน้าจริง

เพิ่มไฟล์ PDF: เลือก PDF ได้หลายไฟล์เพื่ออ่านข้อมูลและบันทึกเข้าทะเบียน ปุ่มแสดงเฉพาะผู้มีสิทธิ์จัดการ
เคลียร์ทั้งหมด: ลบรายการของบริษัทและไฟล์ PDF ทั้งหมดอย่างถาวร ปุ่มแสดงเฉพาะผู้มีสิทธิ์จัดการ
ช่องค้นหา: ค้นหาชื่อไฟล์ เลขเอกสาร หรือค่า Remark แล้วโหลดผลลัพธ์จากเซิร์ฟเวอร์
รายการไฟล์ PDF: แถบด้านซ้ายแสดงชื่อไฟล์ ขนาดไฟล์ และสถานะการอ่านข้อความ กดเพื่อเลือกรายการ
รายการที่ตรวจพบ: ตารางด้านขวาแสดงข้อมูลที่สกัดได้ ช่องใดหาไม่พบจะแสดงเป็นค่าว่าง
Print A4: สร้างทะเบียน PDF ตามคำค้นปัจจุบัน เปิดในแท็บใหม่ และปิดใช้งานเมื่อไม่มีรายการ
เปิด PDF: แสดงเมื่อเลือกเอกสารจากรายการด้านซ้ายหรือจากแถวตาราง และเปิดไฟล์ต้นฉบับในแท็บใหม่

ทะเบียนไม่ได้ใช้แทนไฟล์ต้นฉบับ

ข้อมูลในตารางมาจากการอ่านข้อความอัตโนมัติ โดยเฉพาะไฟล์สแกนอาจอ่านคลาดเคลื่อนได้ ให้เปิด PDF ต้นฉบับตรวจทุกช่องที่มีป้าย “ควรตรวจทาน” ก่อนนำยอดไปใช้งานบัญชี

SECTION 02

เพิ่มไฟล์ PDF

ข้อจำกัดไฟล์ที่ระบบตรวจจริง

รองรับเฉพาะไฟล์นามสกุล .pdf ที่เปิดได้จริง ขนาดมากกว่า 0 และไม่เกิน 20 MB ต่อไฟล์ เอกสารต้องมีไม่เกิน 10 หน้า เลือกหลายไฟล์ในครั้งเดียวได้

01กด “เพิ่มไฟล์ PDF” แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการจากเครื่อง เลือกได้หลายไฟล์พร้อมกัน
02ตรวจรายการความคืบหน้าด้านซ้าย แต่ละไฟล์เริ่มจากรอประมวลผล แล้วเปลี่ยนเป็นกำลังอ่าน PDF, OCR หรือกำลังบันทึก
03รอจนไฟล์แสดง “เพิ่มในทะเบียนแล้ว” หรือ “ข้ามไฟล์ซ้ำแล้ว”
04หากไฟล์ใดล้มเหลว ให้อ่านข้อความใต้ชื่อไฟล์ แก้ปัญหาต้นทาง แล้วเลือกไฟล์นั้นใหม่
05เมื่อประมวลผลเสร็จ ระบบโหลดรายการทะเบียนใหม่ ให้เลือกไฟล์และตรวจค่าที่อ่านได้กับ PDF ต้นฉบับ

การจัดการหลายไฟล์และไฟล์ซ้ำ

ไฟล์ที่เลือกซ้ำในครั้งเดียว: ระบบเทียบชื่อ ขนาด และวันแก้ไขล่าสุด แล้วข้ามรายการที่ซ้ำในชุดที่เลือก
ไฟล์ที่เคยนำเข้าแล้ว: ระบบตรวจเนื้อหาไฟล์ด้วย SHA-256 ภายในบริษัท หากตรงกับไฟล์เดิมจะข้ามและไม่สร้างรายการซ้ำ
จำนวนที่ประมวลผลพร้อมกัน: ระบบอ่านและบันทึกพร้อมกันได้สูงสุด 3 ไฟล์ ส่วนที่เหลือรอคิว
ไฟล์ชนิดอื่นหรือไฟล์ว่าง: ระบบไม่รับและแจ้งว่าให้ใช้เฉพาะ PDF
PDF เกินข้อจำกัด: ไฟล์เกิน 20 MB หรือเอกสารเกิน 10 หน้าจะไม่ถูกบันทึกเข้าทะเบียน

SECTION 03

การอ่านข้อความและ OCR

PDF_TEXT — อ่านข้อความในไฟล์

ถ้า PDF มีข้อความฝังอยู่เพียงพอ ระบบอ่านจากข้อความโดยตรง จึงเร็วและแม่นกว่าการอ่านจากภาพ

OCR — อ่านจากภาพ

ถ้าไม่พบข้อความเพียงพอ ระบบแปลงแต่ละหน้าเป็นภาพแล้วอ่านตัวอักษรภาษาไทยและอังกฤษ จึงใช้เวลามากกว่าและควรตรวจทานผลกับต้นฉบับ

ข้อมูลที่ระบบพยายามอ่าน

วันที่เอกสาร: ค้นหาวันที่ใกล้คำว่า วันที่ หรือ Date และรองรับรูปแบบวัน–เดือน–ปีหรือปี–เดือน–วัน
เลขเอกสาร: ค้นหาเลขใกล้คำว่าเลขที่, Invoice No., Receipt No. หรือ Document No. โดยหลีกเลี่ยงเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เลขจากชื่อไฟล์: ถ้าอ่านเลขในเอกสารไม่ได้ ระบบใช้ข้อความหลัง TIV- หรือ RCT- ในชื่อไฟล์เป็นตัวช่วย
Remark: จำแนกเป็น Receipt เมื่อพบใบเสร็จรับเงิน และ Credit Note เมื่อพบใบลดหนี้ หากระบุไม่ได้จะแสดงค่าว่าง
Excluded VAT: ยอดก่อนรวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่ระบบตรวจพบจากข้อความในเอกสาร
VAT: ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยแยกจากข้อความ Included VAT และยอดก่อนภาษี
Included VAT: ยอดรวมที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

เกณฑ์สถานะอ่านสำเร็จ

ระบบให้สถานะ COMPLETED เมื่อพบวันที่เอกสาร เลขเอกสาร และยอดอย่างน้อยหนึ่งช่อง ระหว่าง Excluded VAT, VAT หรือ Included VAT หากขาดเงื่อนไขใดจะเป็น NEEDS_REVIEW

SECTION 04

ตรวจข้อมูลและสถานะการอ่าน

ป้ายสถานะข้างชื่อไฟล์

อ่านแล้ว: อ่านข้อความฝังใน PDF และพบข้อมูลขั้นต่ำครบตามเกณฑ์
OCR แล้ว: อ่านจากภาพด้วย OCR และพบข้อมูลขั้นต่ำครบตามเกณฑ์ แม้สำเร็จก็ยังควรเทียบต้นฉบับ
ควรตรวจทาน: หาเอกสารวันที่ เลขเอกสาร หรือยอดที่จำเป็นไม่ครบ ตารางจะแสดงข้อความควรตรวจทานใต้เลขเอกสารด้วย

คอลัมน์ในทะเบียน

คอลัมน์	สิ่งที่แสดง	จุดที่ต้องตรวจ
ลำดับ	เลขลำดับตามหน้าปัจจุบัน	ลำดับเปลี่ยนตามคำค้น หน้า และจำนวนรายการต่อหน้า
วันที่	วันที่เอกสารรูปแบบไทย	ต้องตรงกับวันที่ใน PDF ไม่ใช่วันที่อัปโหลด
เลขเอกสาร	เลขที่อ่านจากเนื้อหาหรือชื่อไฟล์	ตรวจตัวอักษร O/0, I/1 และเครื่องหมาย / หรือ -
Remark	Receipt, Credit Note หรือค่าว่าง	ตรวจชนิดเอกสารจากหัวกระดาษ
Excluded VAT	ยอดก่อนรวม VAT	ตรวจตำแหน่งทศนิยมและยอดหลังส่วนลด
VAT	ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม	อย่าสับสนกับ VAT ID หรืออัตราภาษี
Included VAT	ยอดรวม VAT	ควรสัมพันธ์กับ Excluded VAT + VAT ตามเอกสาร

ช่องว่างไม่ได้หมายถึงศูนย์

หน้าจอระบุชัดว่าช่องที่อ่านไม่พบจะแสดงเป็นค่าว่าง จึงห้ามตีความยอดว่างเป็น 0.00 ให้เปิด PDF ตรวจ และไม่ควรใช้รายการ “ควรตรวจทาน” เป็นข้อมูลสรุปโดยไม่ตรวจต้นฉบับ

SECTION 05

ค้นหา เรียงลำดับ และแบ่งหน้า

01พิมพ์ชื่อไฟล์ เลขเอกสาร หรือคำใน Remark ลงในช่องค้นหา
02กด Enter หรือปุ่ม “ค้นหา” ระบบจะกลับไปหน้า 1 และโหลดผลลัพธ์จากเซิร์ฟเวอร์
03หากต้องการล้าง ให้กดปุ่มกากบาทในช่องค้นหา ระบบจะโหลดทะเบียนทั้งหมดใหม่
04ใช้ตัวเลือกด้านล่างเพื่อแสดง 10, 30, 50 หรือ 100 รายการต่อหน้า ค่าเริ่มต้นคือ 30
05ใช้ปุ่มเลขหน้า ลูกศร หรือรายการเลือกหน้าเพื่อดูผลลัพธ์ส่วนถัดไป

ขอบเขตการค้นหา: ค้นแบบมีข้อความบางส่วนและไม่แยกตัวพิมพ์เล็ก–ใหญ่จากชื่อไฟล์ เลขเอกสาร และ Remark
การเรียงหลัก: วันที่เอกสารใหม่ไปเก่า โดยเอกสารที่ไม่พบวันที่อยู่ท้ายรายการ
การเรียงเมื่อวันที่เท่ากัน: ใช้เวลาอัปโหลดล่าสุดก่อน แล้วใช้ลำดับรายการล่าสุดก่อน
การแบ่งหน้า: เป็นการแบ่งหน้าที่เซิร์ฟเวอร์ ไม่ได้โหลดข้อมูลทั้งหมดมาไว้ในเบราว์เซอร์
แถบสรุป: แสดงช่วงรายการปัจจุบัน จำนวนทั้งหมด จำนวนต่อหน้า และหน้าที่กำลังเปิด

Print A4 ใช้คำค้นเดียวกับตาราง

หากค้นหาไว้ ปุ่ม Print A4 จะพิมพ์เฉพาะรายการที่ตรงกับคำค้นทั้งหมด ไม่ได้จำกัดเฉพาะ 30 รายการในหน้าปัจจุบัน

SECTION 06

เลือกไฟล์ เปิด PDF และพิมพ์ A4

เลือกและเปิดไฟล์ต้นฉบับ

01กดชื่อไฟล์ในแถบ “ไฟล์ PDF” หรือกดแถวในตาราง รายการที่เลือกจะมีกรอบและพื้นสีแดงอ่อน
02ตรวจว่าชื่อไฟล์และเลขเอกสารของรายการที่เลือกเป็นเอกสารที่ต้องการ
03กด “เปิด PDF” ระบบเปิดไฟล์ต้นฉบับในแท็บใหม่โดยไม่ออกจากหน้าทะเบียน
04เทียบวันที่ เลขเอกสาร Remark และยอดทั้งสามช่องกับ PDF ต้นฉบับ

พิมพ์ทะเบียน A4

เงื่อนไขรายการ: ใช้คำค้นปัจจุบันและรวบรวมรายการที่ตรงกันทุกหน้า
รูปแบบ: สร้าง PDF A4 ชื่อทะเบียนใบเสร็จและใบกำกับภาษี พร้อมจำนวนรายการ
คอลัมน์: ลำดับ วันที่ เลขเอกสาร Remark, Excluded VAT, VAT และ Included VAT
ยอดรวม: มีแถวรวมรายการสำหรับยอด Excluded VAT, VAT และ Included VAT
หลายหน้า: แสดงเลขหน้าปัจจุบันและจำนวนหน้าทั้งหมดที่ท้ายกระดาษ
กรณีไม่มีข้อมูล: ปุ่ม Print A4 ถูกปิดใช้งานเมื่อทะเบียนหรือผลค้นหาไม่มีรายการ

SECTION 07

สิทธิ์และการเคลียร์ทั้งหมด

สิทธิ์เข้าดู: เปิดหน้า ค้นหา แบ่งหน้า เลือกรายการ เปิด PDF และพิมพ์ A4 ได้
สิทธิ์จัดการ: เพิ่มไฟล์ PDF และใช้คำสั่งเคลียร์รายการทั้งหมดได้
ขอบเขตบริษัท: ทะเบียน การตรวจไฟล์ซ้ำ การเปิดไฟล์ และการเคลียร์ข้อมูลแยกตามบริษัทที่บัญชีใช้งาน
การเปิดไฟล์: ไฟล์ต้นฉบับผ่านเส้นทางที่ตรวจสิทธิ์เข้าดูก่อนส่ง PDF ให้เบราว์เซอร์

เคลียร์ทั้งหมดเป็นการลบถาวร

คำสั่งนี้ลบทุกรายการของบริษัทออกจากฐานข้อมูลและลบ PDF ทั้งหมดจาก Object Storage ไม่สามารถย้อนกลับและไม่ได้ลบเฉพาะผลค้นหาหรือหน้าปัจจุบัน ต้องตรวจบริษัทและยืนยันว่ามีไฟล์ต้นฉบับสำรองก่อนกด “ลบทั้งหมด”

01ตรวจว่ากำลังใช้งานบริษัทที่ถูกต้องและผู้เกี่ยวข้องอนุมัติให้ลบแล้ว
02สำรอง PDF ต้นฉบับที่ยังต้องใช้งาน เพราะไม่มีคำสั่งกู้คืนในหน้านี้
03กด “เคลียร์ทั้งหมด” และอ่านข้อความยืนยันให้ครบ
04กด “ยกเลิก” หากยังไม่พร้อม หรือกด “ลบทั้งหมด” เฉพาะเมื่อยืนยันขอบเขตแล้ว
05อ่านข้อความผลลัพธ์ หากระบบแจ้งว่ามีไฟล์ค้างใน Object Storage ให้แจ้งผู้ดูแลระบบตรวจต่อ

SECTION 08

เช็กลิสต์และแก้ปัญหา

เช็กลิสต์ก่อนใช้ข้อมูล

ไฟล์เป็น PDF จริง ขนาดไม่เกิน 20 MB และไม่เกิน 10 หน้า

วันที่และเลขเอกสารตรงกับหัวกระดาษ

Remark ตรงกับชนิดใบเสร็จหรือใบลดหนี้

ยอด Excluded VAT, VAT และ Included VAT ตรงกับเอกสาร

รายการ OCR ได้เปิดเทียบกับไฟล์ต้นฉบับแล้ว

รายการควรตรวจทานไม่ได้ถูกนำไปสรุปโดยไม่ตรวจ

คำค้นถูกล้างแล้วเมื่อต้องการดูทะเบียนทั้งหมด

Print A4 แสดงจำนวนและยอดรวมตามขอบเขตที่ต้องการ

อาการที่พบบ่อย

ไม่เห็นปุ่มเพิ่มหรือเคลียร์

บัญชีมีสิทธิ์ดูอย่างเดียว ให้ผู้ดูแลตรวจสิทธิ์จัดการของเมนูทะเบียนใบเสร็จและใบกำกับภาษี

ระบบไม่รับไฟล์

ตรวจว่าเป็น PDF จริง นามสกุล .pdf ขนาดมากกว่า 0 ไม่เกิน 20 MB และเอกสารไม่เกิน 10 หน้า

ไฟล์ถูกข้าม

เนื้อหาไฟล์ตรงกับไฟล์ที่เคยนำเข้าแล้ว หรือเลือกไฟล์เดียวกันซ้ำในชุดปัจจุบัน

OCR ใช้เวลานาน

ไฟล์ไม่มีข้อความฝัง ระบบต้องอ่านภาพไทย–อังกฤษทีละหน้า และประมวลผล OCR ตามคิว

เลขเอกสารหรือยอดว่าง

ระบบหาเงื่อนไขไม่ครบจึงแสดงควรตรวจทาน ให้เปิด PDF ตรวจข้อมูลต้นฉบับ

ค้นหาไม่พบ

ล้างคำค้นเดิม ตรวจชื่อไฟล์ เลขเอกสาร หรือ Remark แล้วกดค้นหาใหม่

ไม่มีปุ่มเปิด PDF

ต้องเลือกไฟล์จากด้านซ้ายหรือกดแถวในตารางก่อน

Print A4 ถูกปิด

ทะเบียนหรือผลค้นหาปัจจุบันไม่มีรายการ ให้ล้างคำค้นหรือนำเข้า PDF ก่อน