ROLE GUIDE · DATA ADMIN
คู่มือผู้ดูแลข้อมูล
อ่านลำดับเตรียมข้อมูลอ้างอิง บัญชีผู้ใช้ และสิทธิ์ ก่อนส่งมอบระบบให้พนักงานเริ่มทำเอกสารจริง โดยอิงการใช้งานภายใน SUNFORD ที่ใช้บริษัทเดียวและสาขาหลักเดียว
SECTION 01 · RESPONSIBILITIES
1. ขอบเขตงานผู้ดูแลข้อมูล
บทนี้จัดลำดับงานตั้งค่าข้อมูลกลางที่หลายส่วนของระบบนำไปใช้อ้างอิง
ข้อมูลอ้างอิง
ดูแลข้อมูลบริษัท สาขาหลัก เอกสาร ผู้จำหน่าย คลัง สินค้า และงานบริการ
บัญชีและสิทธิ์
ตรวจตำแหน่ง บทบาท สิทธิ์ และข้อมูลพนักงานให้ตรงกับหน้าที่จริง
ความพร้อมก่อนใช้งาน
ตรวจว่าบัญชีผู้ใช้เห็นเมนูและข้อมูลที่ต้องใช้ก่อนเริ่มทำรายการจริง
SECTION 02 · ORGANIZATION & ACCESS
2. ข้อมูลองค์กรและสิทธิ์
เริ่มจากข้อมูลพื้นฐานขององค์กร แล้วจึงกำหนดตำแหน่ง บทบาท และบัญชีพนักงาน
ข้อมูลบริษัท
ตรวจข้อมูลอ้างอิงขององค์กรที่ใช้กับเอกสารและงานในระบบ
สาขาหลัก
ตรวจข้อมูลสาขาที่ระบบใช้งานอยู่ โดยบริบทปัจจุบันใช้เพียงสาขาเดียว
ตำแหน่งงาน
เตรียมตำแหน่งงานให้พร้อมก่อนกำหนดข้อมูลพนักงาน
สิทธิ์และบทบาท
กำหนดขอบเขตเมนูและการดำเนินการที่แต่ละบทบาทเข้าถึงได้
พนักงาน
ตรวจข้อมูลพนักงาน บัญชีผู้ใช้ ตำแหน่ง และบทบาทที่ได้รับ
SECTION 03 · DOCUMENTS & PURCHASING
3. เอกสาร ระบบ และจัดซื้อ
เตรียมค่ากลางที่เอกสารนำไปใช้ และข้อมูลผู้จำหน่ายสำหรับงานจัดซื้อ
ค่าเริ่มต้นระบบ
ตรวจค่ากลางที่ระบบนำไปใช้เป็นค่าเริ่มต้นของงานและเอกสาร
เลขที่เอกสาร
ตรวจรูปแบบและลำดับเลขที่เอกสารก่อนเริ่มสร้างรายการจริง
เลขอ้างอิง
เตรียมเลขอ้างอิงที่ใช้เชื่อมโยงเอกสารและรายการในระบบ
ผู้ให้บริการขนส่ง
เตรียมรายชื่อผู้ให้บริการขนส่งสำหรับงานที่เกี่ยวข้อง
ผู้จำหน่าย
ตรวจข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องใช้ในเอกสารจัดซื้อ
SECTION 04 · OPERATIONS DATA
4. คลัง สินค้า และงานบริการ
เปิดคู่มือหมวดข้อมูลปฏิบัติการ แล้วเลือกอ่านเฉพาะหัวข้อที่ระบบและงานของทีมต้องใช้
คลังและสินค้า
เตรียมหน่วยนับ กลุ่มสินค้า สินค้า อะไหล่ คลัง และข้อมูลอ้างอิงด้านสต็อก
ตั้งค่างานบริการ
เตรียมประเภทปัญหา การรับประกัน ผลการซ่อม เหตุผล และสถานะงานบริการ
ภาพรวมการตั้งค่าระบบ
กลับไปดูแผนที่หมวดตั้งค่าและลำดับข้อมูลอ้างอิงทั้งหมด
ไม่จำเป็นต้องสร้างข้อมูลทุกหัวข้อพร้อมกัน ให้เตรียมเฉพาะข้อมูลที่มีการใช้งานจริง และตรวจความสัมพันธ์ของข้อมูลก่อนเพิ่มรายการจำนวนมาก
SECTION 05 · HANDOFF CHECK
5. เช็กลิสต์ก่อนส่งมอบงาน
ตรวจรายการต่อไปนี้ก่อนให้พนักงานเริ่มสร้างเอกสารหรือเปลี่ยนสถานะงานจริง
- ข้อมูลบริษัทและสาขาหลักตรงกับข้อมูลที่ใช้ทำงานจริง
- พนักงานมีตำแหน่ง บทบาท และสิทธิ์ตรงกับหน้าที่
- ค่าเริ่มต้น เลขที่เอกสาร และข้อมูลอ้างอิงพร้อมใช้งาน
- ผู้จำหน่าย คลัง หน่วยนับ สินค้า และข้อมูลบริการที่จำเป็นถูกเตรียมแล้ว
- ทดสอบด้วยบัญชีผู้ใช้งานว่ามองเห็นเมนูและเปิดงานที่ได้รับมอบหมายได้