DOCUMENTS & SYSTEM

เอกสารและระบบ

ดัชนีคู่มือสำหรับค่ากลาง เลขเอกสาร เลขอ้างอิง และผู้ให้บริการขนส่ง เลือกหัวข้อจากสารบัญเพื่อเลื่อนไปยังส่วนที่ต้องการอ่าน

SECTION 01

ค่าเริ่มต้นระบบ

ค่ากลางที่ระบบใช้เป็นค่าเริ่มต้นระหว่างการทำงาน

ใช้เมนูนี้เมื่อใด

ใช้กำหนดค่าที่ระบบเลือกให้โดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มทำรายการ เช่น สาขา คลัง ตำแหน่งจัดเก็บ สถานะงานบริการ และผู้ให้บริการขนส่ง

1. รายการค่าเริ่มต้นที่มีในระบบ

ไปที่ ตั้งค่า > เอกสารและระบบ > ค่าเริ่มต้นระบบ แล้วตรวจสอบรายการตามกลุ่มงานต่อไปนี้

สาขาเริ่มต้นORG: สาขาที่ระบบใช้อ้างอิงเป็นค่าเริ่มต้น
คลังเริ่มต้นSTOCK: คลังที่ใช้เป็นค่าเริ่มต้นของระบบ
ตำแหน่งรับเข้าเริ่มต้นSTOCK: ตำแหน่งจัดเก็บสำหรับรับสินค้าเข้า
ตำแหน่งรอซ่อมSERVICE: ตำแหน่งจัดเก็บสำหรับงานบริการที่รอซ่อม
สถานะงานซ่อมเริ่มต้นSERVICE: สถานะที่ใช้เมื่อเปิดงานซ่อมใหม่
สถานะคำขอเคลมเริ่มต้นSERVICE: สถานะที่ใช้เมื่อเปิดคำขอเคลมใหม่
สถานะคำขอคืนสินค้าเริ่มต้นSERVICE: สถานะที่ใช้เมื่อเปิดคำขอคืนสินค้าใหม่
ผู้ให้บริการขนส่งเริ่มต้นSHIPPING: ผู้ให้บริการที่ระบบเลือกให้ในงานจัดส่ง

2. อ่านตารางค่าเริ่มต้น

รายการตั้งค่า: ชื่อรายการและรหัสตั้งค่า เช่น DEFAULT_WAREHOUSE_ID
ค่า: ค่าหรือข้อมูลอ้างอิงที่ถูกเลือกเป็นค่าเริ่มต้นในปัจจุบัน
อ้างอิง: กลุ่มงานและประเภทข้อมูล เช่น สาขา คลัง ตำแหน่งจัดเก็บ สถานะงานบริการ หรือขนส่ง
หมายเหตุ: คำอธิบายเพิ่มเติมของค่าเริ่มต้นนั้น
อัปเดตล่าสุดและสถานะ: เวลาแก้ไขล่าสุดและสถานะของรายการที่แสดงในระบบ

3. ค้นหาและกรองข้อมูล

กด กรองข้อมูล แล้วค้นหาจากรหัสตั้งค่า กลุ่ม ข้อมูลอ้างอิง ค่าปัจจุบัน หรือหมายเหตุได้ เลือกสถานะ กลุ่มงาน หรือประเภทข้อมูลอ้างอิงเพื่อจำกัดรายการที่ต้องการตรวจสอบ

4. แก้ไขค่าเริ่มต้น

กดปุ่มแก้ไขที่แถวของรายการที่ต้องการ ระบบจะแสดงชื่อรายการ รหัสตั้งค่า และประเภทข้อมูลอ้างอิงเพื่อให้ตรวจสอบก่อนเลือกค่าใหม่

รายการตั้งค่า: แสดงชื่อและรหัสของรายการ ใช้สำหรับอ้างอิงและแก้ไขไม่ได้
ประเภทข้อมูลอ้างอิง: แสดงชนิดข้อมูลที่เลือกได้ เช่น สาขา คลัง ตำแหน่งจัดเก็บ สถานะงานบริการ หรือขนส่ง
ค่าเริ่มต้น *: เลือกข้อมูลที่ต้องการใช้จากรายการตามประเภทข้อมูลอ้างอิง
หมายเหตุ: เพิ่มคำอธิบายเพื่อบอกเหตุผลหรือบริบทของการตั้งค่าได้

5. ตรวจสอบก่อนบันทึก

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสาขา คลัง ตำแหน่ง สถานะ หรือผู้ให้บริการที่เลือกมีอยู่และเหมาะกับขั้นตอนงาน
2. เลือกค่าเริ่มต้นที่มีเครื่องหมาย * ให้ครบก่อนบันทึก
3. การบันทึกรายการหนึ่งจะคงค่าเริ่มต้นรายการอื่นที่ยังใช้งานอยู่ไว้
4. ปุ่มแก้ไขจะแสดงเฉพาะบัญชีที่มีสิทธิ์จัดการค่าเริ่มต้นระบบ

SECTION 02

เลขที่เอกสาร

รูปแบบและลำดับเลขที่ใช้กับเอกสารของระบบ

ใช้เมนูนี้เมื่อใด

ใช้กำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารของแต่ละประเภท เพื่อให้เอกสารมีคำนำหน้า รอบการรัน เลขลำดับ และรหัสย่อสาขาตามมาตรฐานเดียวกัน

1. ตรวจสอบกติกาเลขที่เอกสาร

ไปที่ ตั้งค่า > เอกสารและระบบ > เลขที่เอกสาร ตารางแสดงกติกาของเอกสาร เช่น ใบรับเข้า ใบโอนย้ายสต็อก ใบปรับยอด ใบนับสต็อก ใบงานซ่อม ใบเคลม ใบคืนสินค้า ใบสั่งผลิต ใบตรวจคุณภาพ และใบจัดส่ง

ประเภทเอกสาร: รหัสและชื่อของเอกสารที่กติกานี้ใช้ด้วย
กฎ: ชื่อกติกาและรหัสกฎสำหรับอ้างอิง
รูปแบบ: ตัวอย่างโครงสร้างเลข เช่น BR-SR-YYYYMM-000000 พร้อมคำนำหน้าและจำนวนหลัก
รอบการรัน: แสดงว่ารันเลขรายเดือนหรือรายปี
อัปเดตล่าสุดและสถานะ: เวลาที่แก้ไขล่าสุด สถานะใช้งาน และปุ่มจัดการกติกา

2. ค้นหาและกรองข้อมูล

กด กรองข้อมูล แล้วค้นหาจากประเภทเอกสาร ชื่อกติกา หรือคำนำหน้าได้ เลือกสถานะ ประเภทเอกสาร และรอบการรันเลขเพื่อจำกัดรายการ โดยรอบการรันเลือกได้ทั้งรายเดือนและรายปี

3. เพิ่มกติกาเลขเอกสาร

กด เพิ่มกติกาเลขเอกสาร แล้วกำหนดองค์ประกอบของเลขที่เอกสาร ระบบจะแสดงตัวอย่างให้ทันทีในฟอร์ม โดยตัวอย่างคำนวณในเบราว์เซอร์และยังไม่จองเลขรันจริง

ประเภทเอกสาร *: เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการใช้กติกา
ชื่อกติกา *: ระบุชื่อเพื่ออ้างอิง กติกาชื่อนี้ต้องไม่ซ้ำภายในประเภทเอกสารเดียวกัน
คำนำหน้าเอกสาร *: รหัสนำหน้า เช่น SR, SV หรือ SH ระบบแปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ และกำหนดได้ไม่เกิน 20 ตัวอักษร
รอบการรันเลข: เลือกรายเดือนเพื่อใช้ YYYYMM หรือรายปีเพื่อใช้ YYYY ในรูปแบบเลข
จำนวนหลัก *: จำนวนหลักของเลขรัน เช่น 6 สำหรับ 000001 กำหนดได้ตั้งแต่ 1 ถึง 12 หลัก
ตัวคั่น *: อักขระสำหรับคั่นแต่ละส่วนของเลข เช่น - กำหนดได้ไม่เกิน 5 ตัวอักษร
รวมรหัสย่อสาขา: เปิดใช้เมื่อต้องการให้รหัสย่อสาขาอยู่หน้าหมายเลข เช่น BR-SR-YYYYMM-000001
คำอธิบาย: บันทึกวัตถุประสงค์หรือบริบทของกติกาเพิ่มเติมได้

4. แก้ไขและเปลี่ยนสถานะกติกา

กดแก้ไขที่แถวของกติกาเพื่อปรับชื่อ คำนำหน้า รอบการรัน จำนวนหลัก ตัวคั่น รหัสย่อสาขา หรือคำอธิบายได้ ประเภทเอกสารจะถูกล็อกหลังสร้างกติกาแล้ว

หากต้องหยุดใช้กติกา ให้กดปิดใช้งานจากแถวรายการและยืนยัน สามารถเปิดใช้งานอีกครั้งได้เมื่อจำเป็น

5. ข้อควรรู้ก่อนบันทึก

1. ตรวจสอบตัวอย่างรูปแบบให้ตรงกับเอกสารที่ต้องการก่อนบันทึก
2. แต่ละประเภทเอกสารมีกติกาที่ใช้งานอยู่ได้เพียงหนึ่งกติกา หากมีกติกาใช้งานอยู่แล้ว ระบบจะไม่ให้สร้างกติกาใช้งานซ้ำ
3. กรอกข้อมูลที่มีเครื่องหมาย * ให้ครบ และรอผลตรวจสอบชื่อกติกาซ้ำก่อนบันทึก
4. ปุ่มเพิ่ม แก้ไข และเปลี่ยนสถานะจะแสดงเฉพาะบัญชีที่มีสิทธิ์จัดการกติกาเลขที่เอกสาร

SECTION 03

เลขอ้างอิง

ข้อมูลเลขอ้างอิงที่ใช้เชื่อมโยงเอกสารและรายการทำงาน

เลขอ้างอิงใช้ทำอะไร

ใช้กำหนดข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติมที่แสดงในฟอร์มงาน เช่น เลขกระทรวงพาณิชย์ เลข serial หรือหมายเลขงานซ่อม โดยเลือกได้ว่าจะให้ผู้ใช้กรอกเอง หรือให้ระบบสร้างตามกฎเลขที่เอกสาร

1. ดูรายการเลขอ้างอิง

ไปที่ ตั้งค่า > เอกสารและระบบ > เลขอ้างอิงตารางจะแสดงรหัสและชื่ออ้างอิง พร้อมขอบเขตการใช้งาน โหมดการสร้าง เงื่อนไข ประเภทเอกสาร เวลาที่แก้ไขล่าสุด และสถานะใช้งาน

รหัสและชื่ออ้างอิง: ใช้ระบุข้อมูลที่จะปรากฏในฟอร์ม เช่น SERVICE_JOB_NO หรือเลข serial
ขอบเขต: ระบุว่าข้อมูลนี้ใช้กับเครื่องจักร สินค้า งานบริการ คำขอเคลม คำขอคืนสินค้า หรือคำสั่งจัดส่ง
โหมด: กรอกเอง คือผู้ใช้ระบุค่าในฟอร์ม ส่วนอัตโนมัติจะใช้กฎเลขที่เอกสารที่ผูกไว้
เงื่อนไข: แสดงว่าบังคับกรอกหรือไม่ และค่าต้องไม่ซ้ำภายในบริษัทหรือไม่

2. ค้นหาและกรองรายการ

กด กรองข้อมูล เพื่อค้นหาจากรหัสหรือชื่ออ้างอิง แล้วจำกัดผลลัพธ์ตามสถานะ ขอบเขตการใช้งาน และโหมดการสร้างได้ เหมาะสำหรับค้นหากฎเดิมก่อนเพิ่มรายการใหม่

3. เพิ่มเลขอ้างอิง

กด เพิ่มเลขอ้างอิง แล้วกรอกข้อมูลที่มีเครื่องหมาย * ให้ครบ ระบบจะตรวจรหัสซ้ำก่อนบันทึก

รหัสอ้างอิง *: รหัสสำหรับระบบ เช่น DEVICE_SERIAL_NO ระบบแปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ และกำหนดได้ไม่เกิน 50 ตัวอักษร โดยรหัสต้องไม่ซ้ำภายในบริษัท
ชื่ออ้างอิง *: ชื่อที่ผู้ใช้อ่านเข้าใจได้ เช่น หมายเลขซีเรียลเครื่อง
ขอบเขตการใช้งาน *: เลือกเครื่องจักร สินค้า งานบริการ คำขอเคลม คำขอคืนสินค้า หรือคำสั่งจัดส่ง เพื่อให้เลขอ้างอิงแสดงในบริบทที่ถูกต้อง
ประเภทเอกสาร: จำเป็นเมื่อเลือกงานบริการ คำขอเคลม คำขอคืนสินค้า หรือคำสั่งจัดส่ง และต้องเลือกประเภทเอกสารที่ตรงกับขอบเขตนั้น ส่วนเครื่องจักรและสินค้าไม่ต้องผูกประเภทเอกสาร
โหมดการสร้าง: เลือกกรอกเอง หากต้องการให้ผู้ใช้ระบุค่า หรือเลือกอัตโนมัติ หากต้องการใช้กฎเลขที่เอกสาร
รูปแบบรหัส: ต้องระบุเมื่อเลือกโหมดอัตโนมัติ เช่น SN-{YYYY}-{000000}; โหมดกรอกเองจะไม่ต้องใช้ช่องนี้
ลำดับแสดงผล: ใช้จัดตำแหน่งของช่องอ้างอิงในฟอร์ม ต้องเป็นจำนวนเต็ม ค่าเริ่มต้นคือ 0
ชื่อภาษาอังกฤษและคำอธิบาย: ข้อมูลเสริมสำหรับอธิบายการใช้งานหรือการแสดงผลของเลขอ้างอิง

4. ตั้งค่าเงื่อนไขของค่าอ้างอิง

บังคับกรอกค่า

เปิดใช้เมื่อต้องการให้ผู้ใช้กรอกเลขอ้างอิงนี้ก่อนบันทึกฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

ค่าไม่ซ้ำ

เปิดใช้เพื่อป้องกันไม่ให้มีการใช้ค่าอ้างอิงเดียวกันซ้ำภายในบริษัท

5. แก้ไขและหยุดใช้รายการ

กดปุ่มแก้ไขที่แถวของรายการเพื่อปรับรายละเอียด เมื่อไม่ต้องการใช้ชั่วคราว ให้กดปิดใช้งานและยืนยัน รายการจะยังคงอยู่ในประวัติ และสามารถเปิดใช้งานอีกครั้งได้ ทั้งปุ่มเพิ่ม แก้ไข และเปลี่ยนสถานะจะแสดงเฉพาะบัญชีที่มีสิทธิ์จัดการ

SECTION 04

ผู้ให้บริการขนส่ง

รายชื่อผู้ให้บริการที่ใช้เลือกในงานจัดส่ง

ผู้ให้บริการขนส่งใช้ทำอะไร

ใช้กำหนดรายชื่อผู้ให้บริการและวิธีจัดส่งที่พนักงานเลือกใช้ในงานจัดส่ง เช่น ขนส่งภายในบริษัท ลูกค้ารับเอง หรือผู้ให้บริการภายนอก รายการที่ตั้งค่าไว้จะช่วยให้เลือกวิธีจัดส่งได้สม่ำเสมอและอ่านข้อมูลในเอกสารได้ตรงกัน

1. ดูรายการผู้ให้บริการขนส่ง

ไปที่ ตั้งค่า > เอกสารและระบบ > ผู้ให้บริการขนส่งตารางจะแสดงชื่อผู้ขนส่ง วิธีจัดส่ง ลำดับแสดงผล เวลาที่อัปเดตล่าสุด สถานะ และปุ่มจัดการของแต่ละรายการ

ผู้ขนส่ง: รหัสและชื่อที่ใช้ระบุผู้ให้บริการ เช่น INTERNAL_DELIVERY หรือ CUSTOMER_PICKUP
วิธีจัดส่ง: กลุ่มที่ใช้แบ่งลักษณะการส่ง เช่น ภายใน รับเอง มาตรฐาน ด่วน หรือผู้ให้บริการภายนอก
ลำดับ: ตัวเลขสำหรับจัดลำดับการแสดงรายการ โดยตัวเลขน้อยจะแสดงก่อน
สถานะ: บอกว่ารายการนั้นเปิดให้เลือกใช้งานอยู่หรือปิดใช้งานแล้ว

2. ค้นหาและกรองรายการ

กด กรองข้อมูล เพื่อค้นหาจากรหัสหรือชื่อขนส่ง แล้วจำกัดผลลัพธ์ตามสถานะและวิธีจัดส่ง ใช้ตรวจสอบว่ามีผู้ให้บริการเดิมอยู่แล้วก่อนเพิ่มรายการใหม่

3. เพิ่มผู้ให้บริการขนส่ง

กด เพิ่มขนส่ง แล้วกรอกข้อมูลที่มีเครื่องหมาย * ให้ครบ ระบบจะตรวจรหัสซ้ำก่อนบันทึก

รหัสขนส่ง *: รหัสสำหรับระบบ เช่น DHL_EXPRESS ระบบปรับเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ รหัสยาวได้ไม่เกิน 50 ตัวอักษร และต้องไม่ซ้ำภายในบริษัท
ชื่อขนส่ง *: ชื่อที่ผู้ใช้อ่านเข้าใจ เช่น DHL Express หรือ ขนส่งภายในบริษัท
วิธีจัดส่ง *: เลือก ภายใน, รับเอง, มาตรฐาน, ด่วน หรือผู้ให้บริการภายนอก ให้ตรงกับลักษณะการจัดส่ง
ลำดับแสดงผล: จำนวนเต็มสำหรับเรียงรายการ ค่าเริ่มต้นคือ 0
ชื่อภาษาอังกฤษ: ข้อมูลเสริมสำหรับชื่อผู้ให้บริการภาษาอังกฤษ
หมายเหตุรูปแบบเลขติดตาม: ระบุแนวทางให้พนักงานกรอกหรือตรวจเลขติดตาม เช่น 10-12 หลัก ไม่มีขีด
คำอธิบาย: บันทึกกรณีหรือเงื่อนไขที่ควรเลือกใช้ผู้ให้บริการรายนี้

4. แก้ไขและเปลี่ยนสถานะ

ใช้ปุ่มแก้ไขในแถวเพื่อปรับรายละเอียดของผู้ให้บริการ เมื่อต้องการหยุดใช้ชั่วคราวให้ปิดใช้งานแทนการลบ เพื่อเก็บข้อมูลเดิมไว้ สามารถเปิดใช้งานอีกครั้งได้ภายหลัง โดยปุ่มจัดการจะแสดงเฉพาะบัญชีที่มีสิทธิ์จัดการผู้ให้บริการขนส่ง