STOCK RECEIPT
รับสินค้าเข้าคลังตามใบสั่งซื้อ
คู่มือสำหรับตรวจใบสั่งซื้อ เลือกรายการที่ส่งถึงจริง และบันทึกรับสินค้าเข้าคลังทีละรายการ ระบบคำนวณยอดสั่งซื้อ ยอดที่รับแล้ว และจำนวนคงเหลือรับให้ตรวจสอบก่อนดำเนินการ
เส้นทางหลัก
คลังสินค้า → รับสินค้าเข้าคลัง → เลือก PO → ตรวจรายการ → กรอกจำนวนรับจริง → รับเข้า
SECTION 01
ภาพรวมและเงื่อนไขก่อนรับเข้า
หน้ารับสินค้าเข้าคลังใช้ทำอะไร
เงื่อนไขที่ต้องพร้อม
- ใบสั่งซื้อ
- ต้องผ่านการอนุมัติและยังมีจำนวนคงเหลือรับ ใบสั่งซื้อที่รับครบแล้วเปิดดูรายละเอียดได้แต่เลือกรับเพิ่มไม่ได้
- สิทธิ์ผู้ใช้
- ผู้มีสิทธิ์ดูเมนูสามารถตรวจรายการได้ ส่วนปุ่มรับสินค้าและช่องเลือกจะแสดงหรือใช้งานได้เมื่อบัญชีมีสิทธิ์จัดการ
- เส้นทางรับสินค้า
- สินค้าแต่ละรายการต้องกำหนดคลังรับเข้าหลักและโลเคชันเริ่มต้นที่ยังเปิดใช้งานไว้ในข้อมูลสินค้า
- สินค้าควบคุม Lot
- ต้องทราบเลข Lot ก่อนกดรับเข้า เพราะระบบบังคับกรอกเฉพาะรายการที่ตั้งค่าให้ติดตาม Lot
ข้อมูลในคู่มือไม่มีข้อมูลธุรกิจจริง
SECTION 02
ค้นหา กรอง และอ่านตารางใบสั่งซื้อ
การโหลดและกรองข้อมูล
แถบสถานะ
- รอรับเข้า
- ใบสั่งซื้อสถานะอนุมัติที่ยังไม่เคยรับสินค้า แสดงด้วยโทนสีเหลืองอำพันและเป็นมุมมองเริ่มต้น
- รับบางส่วน
- ใบสั่งซื้อที่รับสินค้าไปแล้วบางจำนวน แต่ยังมีรายการหรือจำนวนคงเหลือ แสดงด้วยโทนสีส้ม
- รับครบแล้ว
- ใบสั่งซื้อที่ไม่เหลือจำนวนให้รับ แสดงด้วยโทนสีเขียว เปิดตรวจรายละเอียดและเอกสารรับเข้าเดิมได้ แต่เลือกรับเพิ่มไม่ได้
ช่องค้นหาและคอลัมน์ในตาราง
- ค้นหา
- ค้นจากเลข PO, รหัสหรือชื่อ Supplier, เลขอ้างอิงผู้ขาย, เลขใบเสนอราคา และข้อความสรุปรายการสินค้า
- ใบสั่งซื้อ
- แสดงเลขเอกสารและเวลาที่อนุมัติ หากไม่มีเวลาที่อนุมัติจะแสดงวันที่เอกสารแทน
- Supplier
- แสดงคู่ค้าของใบสั่งซื้อ ใช้เทียบกับเอกสารและสินค้าที่มาส่ง
- ค้างรับ
- จำนวนรวมที่ยังสามารถรับได้จากใบสั่งซื้อนั้น
- มูลค่า PO
- มูลค่ารวมของใบสั่งซื้อ ใช้ประกอบการตรวจเอกสาร ไม่ใช่มูลค่าของจำนวนที่กำลังรับครั้งนี้
- สถานะ
- แสดงว่ารอรับเข้า รับบางส่วน หรือรับครบแล้ว
- การเรียงและแบ่งหน้า
- เรียงวันที่เอกสารใหม่ก่อน และแบ่งหน้าฝั่งเบราว์เซอร์ โดยค่าเริ่มต้นแสดง 30 รายการต่อหน้า
SECTION 03
ตรวจรายละเอียดใบสั่งซื้อ
เปิดรายละเอียดโดยไม่เปลี่ยนสต็อก
ข้อมูลที่ควรตรวจ
- หัวเอกสาร
- เลข PO, ชื่อหรือรหัส Supplier และสถานะปัจจุบัน
- สถานะเวลา
- เวลาสร้าง ขออนุมัติ อนุมัติ และแก้ไขล่าสุดตามข้อมูลที่มีในเอกสาร
- สรุปจำนวน
- จำนวนรายการ ยอดสั่งซื้อ รับแล้ว และคงเหลือรับ
- ข้อมูลอ้างอิง
- มูลค่า PO, วันที่ PO, ข้อมูลสาขาของเอกสาร, เลขอ้างอิงผู้ขายเมื่อมี และผู้ขอซื้อ
- ตารางสินค้า
- ลำดับ สินค้า จำนวนสั่งซื้อ รับแล้ว ค้างรับ หน่วย และสถานะรับเข้าของแต่ละบรรทัด
- ประวัติเอกสาร
- เปิดดูประวัติสถานะและการแก้ไข โดยรายการล่าสุดอยู่ด้านบน
ปุ่มที่เกี่ยวข้อง
SECTION 04
เลือกใบสั่งซื้อและรายการสินค้า
- 01เลือกสถานะและค้นหาใบสั่งซื้อให้ตรงกับเอกสารหรือสินค้าที่มาถึงคลัง
- 02กดแถวเพื่อตรวจยอดสั่งซื้อ รับแล้ว และค้างรับก่อนเลือก
- 03ติ๊กช่องหน้า PO หนึ่งรายการหรือหลายรายการที่ต้องการนำเข้าหน้าต่างรับสินค้า
- 04หากใช้ช่องเลือกบนหัวตาราง ระบบจะเลือกเฉพาะ PO ที่รับได้และมองเห็นอยู่ในหน้าปัจจุบัน
- 05กด “รับสินค้าที่เลือก (จำนวน)” เพื่อเปิดรายการสินค้าจาก PO ที่เลือก
- 06ในหน้าต่างรับสินค้า เลือกเฉพาะบรรทัดที่จะตรวจทำงาน แต่การบันทึกจริงยังต้องกด “รับเข้า” ที่บรรทัดนั้น
รายการที่เลือกไม่ได้
SECTION 05
กรอกข้อมูลรับสินค้า
ข้อมูลส่วนหัวของการรับ
- วันที่รับเข้า *
- วันที่ที่ต้องการบันทึกการรับสินค้า เป็นช่องบังคับและใช้ร่วมกับรายการที่รับในหน้าต่างนี้
- เลขอ้างอิง
- ข้อมูลประกอบจากใบส่งของหรือเอกสารภายนอก กรอกเมื่อมี
- หมายเหตุ
- รายละเอียดเพิ่มเติมของการรับ หากเว้นว่างระบบใช้ข้อความรับตามเลข PO ของรายการนั้น
ข้อมูลแต่ละบรรทัดสินค้า
- เลข PO และสินค้า
- ใช้ตรวจว่ากำลังรับสินค้าจากใบสั่งซื้อและบรรทัดที่ถูกต้อง พร้อมแสดงรหัสสินค้าและหน่วย
- จำนวนสั่งซื้อ
- จำนวนเดิมในบรรทัดใบสั่งซื้อ
- ค้างรับ
- จำนวนที่ยังไม่ถูกรับหรือกันไว้ในใบรับสินค้าที่ยังไม่ผ่านรายการ
- รับจริง
- จำนวนที่จะรับครั้งนี้ ค่าเริ่มต้นเท่ากับจำนวนที่ยังรับได้ ผู้ใช้แก้ให้ตรงกับสินค้าที่ตรวจนับจริง
- Lot *
- แสดงและบังคับกรอกเฉพาะสินค้าที่เปิดการติดตาม Lot
- รับเข้า
- ปุ่มประจำบรรทัด ใช้บันทึกรายการนั้นทันที ไม่ใช่ปุ่มเพิ่มลงรายการรอตรวจ
คลังและโลเคชันมาจากไหน
SECTION 06
เงื่อนไขตรวจสอบก่อนบันทึก
- วันที่รับเข้า
- ต้องมีวันที่ก่อนบันทึก
- จำนวนรับจริง
- ต้องมากกว่า 0 และไม่เกินจำนวนที่ยังรับได้ของบรรทัดนั้น
- ยอดที่ถูกจอง
- หากมีใบรับสินค้าที่ยังไม่ผ่านรายการกันจำนวนไว้ ระบบหักยอดดังกล่าวออกจากจำนวนที่รับได้และแสดงเลขใบรับที่เกี่ยวข้องในคำอธิบาย
- คลังรับเข้าหลัก
- สินค้าต้องมีคลังรับเข้าหลักที่กำหนดไว้
- โลเคชันเริ่มต้น
- ต้องมีโลเคชันเริ่มต้นที่ยังเปิดใช้งานภายในคลังรับเข้าหลัก
- Lot
- สินค้าที่ติดตาม Lot ต้องมีเลข Lot ส่วนสินค้าทั่วไปจะไม่แสดงช่องนี้
- สิทธิ์
- บัญชีต้องมีสิทธิ์จัดการเมนูรับสินค้า จึงจะบันทึกรายการได้
ข้อมูลที่ไม่มีในขั้นตอนนี้
SECTION 07
ผลของการกดรับเข้า
คำเตือน: ปุ่มนี้เปลี่ยนสต็อกทันที
- 01ตรวจสินค้า เลข PO เส้นทางคลัง/โลเคชัน จำนวนรับจริง และ Lot ให้ถูกต้องก่อนกด
- 02กด “รับเข้า” เฉพาะบรรทัดที่ตรวจนับและพร้อมบันทึกแล้ว
- 03รอข้อความสำเร็จที่ระบุว่าได้รับสินค้าเข้าคลังพร้อมเลขใบรับสินค้า
- 04ระบบโหลดจำนวนคงเหลือรับใหม่ หากยังเหลือให้ทำบรรทัดถัดไปหรือกลับมารับภายหลัง
- 05เมื่อรับครบทุกจำนวน สถานะ PO เปลี่ยนเป็นรับครบแล้วและไม่สามารถเลือกรับเพิ่มจากคิวนั้น
กรณีบันทึกไม่สำเร็จ
SECTION 08
ประวัติ พิมพ์เอกสาร และแก้ปัญหา
ติดตามหลังรับสินค้า
- ประวัติรับเข้า
- ปุ่มบนหน้าคิวเปิดรายงานประวัติใบรับสินค้า ใช้ตรวจเลขใบรับ วันที่ และรายการที่บันทึกแล้ว
- พิมพ์ใบรับสินค้ารวม
- เปิดจากรายละเอียด PO เมื่อมีใบรับที่ผ่านรายการแล้ว ระบบรวมเอกสารรับเข้าของ PO นั้นและเปิดหน้าพิมพ์ในแท็บใหม่
- ประวัติสถานะ PO
- ใช้ตรวจลำดับสถานะและการแก้ไขของใบสั่งซื้อ โดยข้อมูลล่าสุดแสดงก่อน
อาการที่พบบ่อย
- หา PO ไม่พบ
- ตรวจแท็บสถานะ ล้างคำค้น และยืนยันว่า PO อนุมัติแล้ว หากรับครบให้ค้นในแท็บรับครบแล้ว
- เลือก PO ไม่ได้
- ตรวจจำนวนคงเหลือรับ สถานะเอกสาร และสิทธิ์จัดการของบัญชี
- จำนวนรับได้ต่ำกว่าที่คาด
- ตรวจยอดรับก่อนหน้าและยอดที่ใบรับฉบับอื่นยังจองไว้ อย่ากรอกเกินจำนวนที่ระบบแสดง
- ไม่มีเส้นทางรับเข้า
- ให้ผู้ดูแลกำหนดคลังรับเข้าหลักและโลเคชันเริ่มต้นที่เปิดใช้งานในข้อมูลสินค้า
- ระบบขอ Lot
- รายการนั้นเปิดการติดตาม Lot ต้องกรอกเลข Lot ก่อนรับเข้า
- กดแล้วไม่แน่ใจว่าสำเร็จหรือไม่
- ตรวจข้อความแจ้งเตือน ประวัติรับเข้า และยอดคงเหลือของ PO ก่อนดำเนินการซ้ำ
ก่อนกดรับเข้า
หลังรับเข้า
หากสินค้าที่มาถึงไม่ตรง PO, เส้นทางคลังผิด หรือยอดในระบบไม่ตรงเอกสาร ให้หยุดรับเข้าและประสานผู้รับผิดชอบก่อน การแก้ย้อนหลังมีผลต่อยอดคงเหลือและประวัติการเคลื่อนไหวสต็อก