ข้ามไปเนื้อหาคู่มือ

STOCK RECEIPT

รับสินค้าเข้าคลังตามใบสั่งซื้อ

คู่มือสำหรับตรวจใบสั่งซื้อ เลือกรายการที่ส่งถึงจริง และบันทึกรับสินค้าเข้าคลังทีละรายการ ระบบคำนวณยอดสั่งซื้อ ยอดที่รับแล้ว และจำนวนคงเหลือรับให้ตรวจสอบก่อนดำเนินการ

เส้นทางหลัก

คลังสินค้า → รับสินค้าเข้าคลัง → เลือก PO → ตรวจรายการ → กรอกจำนวนรับจริง → รับเข้า

SECTION 01

ภาพรวมและเงื่อนไขก่อนรับเข้า

หน้ารับสินค้าเข้าคลังใช้ทำอะไร

ใช้รับสินค้าจากใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วเข้าคลังตามจำนวนที่ส่งถึงจริง รองรับการรับไม่ครบในครั้งเดียว และกลับมารับส่วนที่เหลือภายหลังได้จนยอดคงเหลือเป็นศูนย์

เงื่อนไขที่ต้องพร้อม

ใบสั่งซื้อ
ต้องผ่านการอนุมัติและยังมีจำนวนคงเหลือรับ ใบสั่งซื้อที่รับครบแล้วเปิดดูรายละเอียดได้แต่เลือกรับเพิ่มไม่ได้
สิทธิ์ผู้ใช้
ผู้มีสิทธิ์ดูเมนูสามารถตรวจรายการได้ ส่วนปุ่มรับสินค้าและช่องเลือกจะแสดงหรือใช้งานได้เมื่อบัญชีมีสิทธิ์จัดการ
เส้นทางรับสินค้า
สินค้าแต่ละรายการต้องกำหนดคลังรับเข้าหลักและโลเคชันเริ่มต้นที่ยังเปิดใช้งานไว้ในข้อมูลสินค้า
สินค้าควบคุม Lot
ต้องทราบเลข Lot ก่อนกดรับเข้า เพราะระบบบังคับกรอกเฉพาะรายการที่ตั้งค่าให้ติดตาม Lot

ข้อมูลในคู่มือไม่มีข้อมูลธุรกิจจริง

ตัวอย่างในคู่มือนี้อธิบายชื่อช่องและพฤติกรรมของระบบเท่านั้น ไม่แสดงเลข PO ชื่อผู้ขาย ชื่อพนักงาน หรือข้อมูลภายในจากหน้าปฏิบัติงานจริง

SECTION 02

ค้นหา กรอง และอ่านตารางใบสั่งซื้อ

การโหลดและกรองข้อมูล

เมื่อเปิดหน้า ระบบโหลดชุดใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าทีละ 100 รายการจนครบ แล้วเปลี่ยนสถานะ ค้นหา และแบ่งหน้าในเบราว์เซอร์ จึงไม่ต้องโหลดข้อมูลใหม่ทุกครั้งที่พิมพ์ค้นหา

แถบสถานะ

รอรับเข้า
ใบสั่งซื้อสถานะอนุมัติที่ยังไม่เคยรับสินค้า แสดงด้วยโทนสีเหลืองอำพันและเป็นมุมมองเริ่มต้น
รับบางส่วน
ใบสั่งซื้อที่รับสินค้าไปแล้วบางจำนวน แต่ยังมีรายการหรือจำนวนคงเหลือ แสดงด้วยโทนสีส้ม
รับครบแล้ว
ใบสั่งซื้อที่ไม่เหลือจำนวนให้รับ แสดงด้วยโทนสีเขียว เปิดตรวจรายละเอียดและเอกสารรับเข้าเดิมได้ แต่เลือกรับเพิ่มไม่ได้

ช่องค้นหาและคอลัมน์ในตาราง

ค้นหา
ค้นจากเลข PO, รหัสหรือชื่อ Supplier, เลขอ้างอิงผู้ขาย, เลขใบเสนอราคา และข้อความสรุปรายการสินค้า
ใบสั่งซื้อ
แสดงเลขเอกสารและเวลาที่อนุมัติ หากไม่มีเวลาที่อนุมัติจะแสดงวันที่เอกสารแทน
Supplier
แสดงคู่ค้าของใบสั่งซื้อ ใช้เทียบกับเอกสารและสินค้าที่มาส่ง
ค้างรับ
จำนวนรวมที่ยังสามารถรับได้จากใบสั่งซื้อนั้น
มูลค่า PO
มูลค่ารวมของใบสั่งซื้อ ใช้ประกอบการตรวจเอกสาร ไม่ใช่มูลค่าของจำนวนที่กำลังรับครั้งนี้
สถานะ
แสดงว่ารอรับเข้า รับบางส่วน หรือรับครบแล้ว
การเรียงและแบ่งหน้า
เรียงวันที่เอกสารใหม่ก่อน และแบ่งหน้าฝั่งเบราว์เซอร์ โดยค่าเริ่มต้นแสดง 30 รายการต่อหน้า

SECTION 03

ตรวจรายละเอียดใบสั่งซื้อ

เปิดรายละเอียดโดยไม่เปลี่ยนสต็อก

กดแถวใบสั่งซื้อเพื่อเปิดหน้าต่าง “รายละเอียดใบสั่งซื้อสำหรับรับเข้า” การเปิดดูรายละเอียด ประวัติ หรือเอกสารเดิมเป็นการอ่านข้อมูลและยังไม่บันทึกรับสินค้า

ข้อมูลที่ควรตรวจ

หัวเอกสาร
เลข PO, ชื่อหรือรหัส Supplier และสถานะปัจจุบัน
สถานะเวลา
เวลาสร้าง ขออนุมัติ อนุมัติ และแก้ไขล่าสุดตามข้อมูลที่มีในเอกสาร
สรุปจำนวน
จำนวนรายการ ยอดสั่งซื้อ รับแล้ว และคงเหลือรับ
ข้อมูลอ้างอิง
มูลค่า PO, วันที่ PO, ข้อมูลสาขาของเอกสาร, เลขอ้างอิงผู้ขายเมื่อมี และผู้ขอซื้อ
ตารางสินค้า
ลำดับ สินค้า จำนวนสั่งซื้อ รับแล้ว ค้างรับ หน่วย และสถานะรับเข้าของแต่ละบรรทัด
ประวัติเอกสาร
เปิดดูประวัติสถานะและการแก้ไข โดยรายการล่าสุดอยู่ด้านบน

ปุ่มที่เกี่ยวข้อง

ปุ่ม “รับสินค้าจาก PO นี้” จะแสดงเมื่อใบสั่งซื้อยังรับได้และผู้ใช้มีสิทธิ์จัดการ ส่วนปุ่ม “พิมพ์ใบรับสินค้ารวม” จะแสดงเมื่อ PO นี้มีรายการรับเข้าที่บันทึกแล้วอย่างน้อยหนึ่งใบ

SECTION 04

เลือกใบสั่งซื้อและรายการสินค้า

  1. 01เลือกสถานะและค้นหาใบสั่งซื้อให้ตรงกับเอกสารหรือสินค้าที่มาถึงคลัง
  2. 02กดแถวเพื่อตรวจยอดสั่งซื้อ รับแล้ว และค้างรับก่อนเลือก
  3. 03ติ๊กช่องหน้า PO หนึ่งรายการหรือหลายรายการที่ต้องการนำเข้าหน้าต่างรับสินค้า
  4. 04หากใช้ช่องเลือกบนหัวตาราง ระบบจะเลือกเฉพาะ PO ที่รับได้และมองเห็นอยู่ในหน้าปัจจุบัน
  5. 05กด “รับสินค้าที่เลือก (จำนวน)” เพื่อเปิดรายการสินค้าจาก PO ที่เลือก
  6. 06ในหน้าต่างรับสินค้า เลือกเฉพาะบรรทัดที่จะตรวจทำงาน แต่การบันทึกจริงยังต้องกด “รับเข้า” ที่บรรทัดนั้น

รายการที่เลือกไม่ได้

PO ที่รับครบแล้ว ไม่มีจำนวนคงเหลือ หรือบัญชีไม่มีสิทธิ์จัดการ จะไม่สามารถเลือกเพื่อรับเข้าได้ การเปลี่ยนหน้าตารางไม่ได้หมายความว่าเลือก PO ทุกหน้าพร้อมกัน

SECTION 05

กรอกข้อมูลรับสินค้า

ข้อมูลส่วนหัวของการรับ

วันที่รับเข้า *
วันที่ที่ต้องการบันทึกการรับสินค้า เป็นช่องบังคับและใช้ร่วมกับรายการที่รับในหน้าต่างนี้
เลขอ้างอิง
ข้อมูลประกอบจากใบส่งของหรือเอกสารภายนอก กรอกเมื่อมี
หมายเหตุ
รายละเอียดเพิ่มเติมของการรับ หากเว้นว่างระบบใช้ข้อความรับตามเลข PO ของรายการนั้น

ข้อมูลแต่ละบรรทัดสินค้า

เลข PO และสินค้า
ใช้ตรวจว่ากำลังรับสินค้าจากใบสั่งซื้อและบรรทัดที่ถูกต้อง พร้อมแสดงรหัสสินค้าและหน่วย
จำนวนสั่งซื้อ
จำนวนเดิมในบรรทัดใบสั่งซื้อ
ค้างรับ
จำนวนที่ยังไม่ถูกรับหรือกันไว้ในใบรับสินค้าที่ยังไม่ผ่านรายการ
รับจริง
จำนวนที่จะรับครั้งนี้ ค่าเริ่มต้นเท่ากับจำนวนที่ยังรับได้ ผู้ใช้แก้ให้ตรงกับสินค้าที่ตรวจนับจริง
Lot *
แสดงและบังคับกรอกเฉพาะสินค้าที่เปิดการติดตาม Lot
รับเข้า
ปุ่มประจำบรรทัด ใช้บันทึกรายการนั้นทันที ไม่ใช่ปุ่มเพิ่มลงรายการรอตรวจ

คลังและโลเคชันมาจากไหน

ใต้ชื่อสินค้าจะแสดงเส้นทาง “รับเข้า: คลัง / โลเคชัน” ซึ่งมาจากคลังรับเข้าหลักและโลเคชันเริ่มต้นที่กำหนดในข้อมูลสินค้า หน้าต่างนี้ไม่มีช่องให้เปลี่ยนคลังหรือโลเคชัน หากเส้นทางไม่ถูกต้องต้องหยุดและให้ผู้ดูแลแก้ข้อมูลสินค้าก่อน

SECTION 06

เงื่อนไขตรวจสอบก่อนบันทึก

วันที่รับเข้า
ต้องมีวันที่ก่อนบันทึก
จำนวนรับจริง
ต้องมากกว่า 0 และไม่เกินจำนวนที่ยังรับได้ของบรรทัดนั้น
ยอดที่ถูกจอง
หากมีใบรับสินค้าที่ยังไม่ผ่านรายการกันจำนวนไว้ ระบบหักยอดดังกล่าวออกจากจำนวนที่รับได้และแสดงเลขใบรับที่เกี่ยวข้องในคำอธิบาย
คลังรับเข้าหลัก
สินค้าต้องมีคลังรับเข้าหลักที่กำหนดไว้
โลเคชันเริ่มต้น
ต้องมีโลเคชันเริ่มต้นที่ยังเปิดใช้งานภายในคลังรับเข้าหลัก
Lot
สินค้าที่ติดตาม Lot ต้องมีเลข Lot ส่วนสินค้าทั่วไปจะไม่แสดงช่องนี้
สิทธิ์
บัญชีต้องมีสิทธิ์จัดการเมนูรับสินค้า จึงจะบันทึกรายการได้

ข้อมูลที่ไม่มีในขั้นตอนนี้

หน้ารับสินค้าตาม PO นี้ไม่มีช่อง Serial number, วันที่ผลิต, วันหมดอายุ หรือไฟล์แนบ จึงไม่ควรเตรียมหรือกรอกข้อมูลเหล่านี้โดยอ้างอิงจากคู่มือของระบบอื่น

SECTION 07

ผลของการกดรับเข้า

คำเตือน: ปุ่มนี้เปลี่ยนสต็อกทันที

เมื่อกด “รับเข้า” ที่บรรทัดสินค้า ระบบสร้างใบรับสินค้า บันทึกบรรทัดและ Lot เมื่อจำเป็น แล้วผ่านรายการเข้าสต็อกทันที ปุ่มนี้ไม่ใช่การบันทึกร่างหรือหน้าตรวจสอบตัวอย่าง
  1. 01ตรวจสินค้า เลข PO เส้นทางคลัง/โลเคชัน จำนวนรับจริง และ Lot ให้ถูกต้องก่อนกด
  2. 02กด “รับเข้า” เฉพาะบรรทัดที่ตรวจนับและพร้อมบันทึกแล้ว
  3. 03รอข้อความสำเร็จที่ระบุว่าได้รับสินค้าเข้าคลังพร้อมเลขใบรับสินค้า
  4. 04ระบบโหลดจำนวนคงเหลือรับใหม่ หากยังเหลือให้ทำบรรทัดถัดไปหรือกลับมารับภายหลัง
  5. 05เมื่อรับครบทุกจำนวน สถานะ PO เปลี่ยนเป็นรับครบแล้วและไม่สามารถเลือกรับเพิ่มจากคิวนั้น

กรณีบันทึกไม่สำเร็จ

หากสร้างบรรทัด Lot หรือผ่านรายการไม่สำเร็จ ระบบพยายามยกเลิกใบรับฉบับร่างที่สร้างขึ้น อย่ากดซ้ำทันที ให้อ่านข้อความผิดพลาด รีเฟรชยอดคงเหลือ และตรวจประวัติรับเข้าก่อน

SECTION 08

ประวัติ พิมพ์เอกสาร และแก้ปัญหา

ติดตามหลังรับสินค้า

ประวัติรับเข้า
ปุ่มบนหน้าคิวเปิดรายงานประวัติใบรับสินค้า ใช้ตรวจเลขใบรับ วันที่ และรายการที่บันทึกแล้ว
พิมพ์ใบรับสินค้ารวม
เปิดจากรายละเอียด PO เมื่อมีใบรับที่ผ่านรายการแล้ว ระบบรวมเอกสารรับเข้าของ PO นั้นและเปิดหน้าพิมพ์ในแท็บใหม่
ประวัติสถานะ PO
ใช้ตรวจลำดับสถานะและการแก้ไขของใบสั่งซื้อ โดยข้อมูลล่าสุดแสดงก่อน

อาการที่พบบ่อย

หา PO ไม่พบ
ตรวจแท็บสถานะ ล้างคำค้น และยืนยันว่า PO อนุมัติแล้ว หากรับครบให้ค้นในแท็บรับครบแล้ว
เลือก PO ไม่ได้
ตรวจจำนวนคงเหลือรับ สถานะเอกสาร และสิทธิ์จัดการของบัญชี
จำนวนรับได้ต่ำกว่าที่คาด
ตรวจยอดรับก่อนหน้าและยอดที่ใบรับฉบับอื่นยังจองไว้ อย่ากรอกเกินจำนวนที่ระบบแสดง
ไม่มีเส้นทางรับเข้า
ให้ผู้ดูแลกำหนดคลังรับเข้าหลักและโลเคชันเริ่มต้นที่เปิดใช้งานในข้อมูลสินค้า
ระบบขอ Lot
รายการนั้นเปิดการติดตาม Lot ต้องกรอกเลข Lot ก่อนรับเข้า
กดแล้วไม่แน่ใจว่าสำเร็จหรือไม่
ตรวจข้อความแจ้งเตือน ประวัติรับเข้า และยอดคงเหลือของ PO ก่อนดำเนินการซ้ำ

ก่อนกดรับเข้า

ตรวจ PO, Supplier, สินค้า, จำนวนจริง, คลัง/โลเคชัน, วันที่รับ และ Lot ให้ครบ

หลังรับเข้า

ตรวจข้อความสำเร็จ เลขใบรับสินค้า ยอดคงเหลือรับ และประวัติรับเข้าทุกครั้ง

หากสินค้าที่มาถึงไม่ตรง PO, เส้นทางคลังผิด หรือยอดในระบบไม่ตรงเอกสาร ให้หยุดรับเข้าและประสานผู้รับผิดชอบก่อน การแก้ย้อนหลังมีผลต่อยอดคงเหลือและประวัติการเคลื่อนไหวสต็อก