PAYMENT RECONCILIATION

ตรวจสอบการชำระเงิน

คู่มือรายงานสถานะเอกสาร PEAK ตั้งแต่เลือกเดือน ค้นหาและกรองเอกสาร เปิดตรวจหลักฐาน จับคู่รายการรับเงิน ยืนยันผล ดูประวัติ ไปจนถึงเพิ่มไฟล์ข้อมูลจากแหล่งรับชำระที่ระบบรองรับ

เส้นทางหลัก

บัญชี › ตรวจสอบการชำระเงิน › เลือกเดือน › เปิด IV › ตรวจหลักฐาน › ยืนยัน

SECTION 01

ภาพรวมรายงานการชำระเงิน

หน้านี้ใช้ทำอะไร

ใช้ตรวจเอกสาร PEAK ของเดือนที่เลือก เทียบกับหลักฐานจาก Statement, Xendit, Marketplace, COD และ Makro แล้วให้ผู้มีสิทธิ์ยืนยันผลการชำระเงิน รายการหลักแสดงเป็นช่องเลข IV เพื่อให้เห็นเอกสารจำนวนมากในหน้าเดียว

ส่วนประกอบของหน้าจริง

เดือนรายงาน: กำหนดชุดเอกสาร PEAK ที่โหลดมาแสดง โดยค่าเริ่มต้นเป็นเดือนปัจจุบันตามเวลาไทย
เพิ่มไฟล์ข้อมูล: นำเข้าไฟล์ PEAK และแหล่งรับชำระเพื่อเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลและให้ระบบจับคู่
ช่องค้นหา: ค้นจากเลข IV ชื่อลูกค้า หรือเลขอ้างอิง PEAK ภายในเดือนที่โหลดแล้ว
ตัวกรองสถานะ: เลือกได้หลายสถานะ หรือเลือกดูเฉพาะเอกสารที่มีเลขอ้างอิงซ้ำ
ตัวกรองวันที่เอกสาร: แสดงเฉพาะวันที่ที่มีเอกสารจริงในเดือนนั้น และมีปุ่มทั้งหมดสำหรับยกเลิกการกรองวัน
ตารางช่อง IV: แต่ละช่องเป็นปุ่มเปิดรายละเอียด สีพื้นสื่อสถานะ จุดเล็กสื่อว่ามีข้อมูลแหล่งรับชำระ และกรอบแดงด้านในสื่อรายการที่เปิดล่าสุด

การโหลดและกรองข้อมูล

เมื่อเปลี่ยนเดือน ระบบจะโหลดเอกสารของเดือนนั้นจากเซิร์ฟเวอร์หนึ่งครั้ง จากนั้นคำค้น สถานะ วันที่ และตัวกรองอ้างอิงซ้ำจะกรองรายการที่โหลดแล้วในเบราว์เซอร์ จึงตอบสนองทันทีโดยไม่โหลดหน้าใหม่

SECTION 02

สถานะและสีของเอกสาร

ความหมายของสถานะ

รหัส	ชื่อที่แสดง	สีช่อง IV	ความหมาย
CONFIRMED	ยืนยันแล้ว	เขียว	ผู้มีสิทธิ์ตรวจและยืนยันผลแล้ว
AUTO_MATCHED	ระบบจับคู่แล้ว	เหลืองอำพัน	ระบบพบหลักฐานที่เข้าเงื่อนไข รอผู้ใช้ตรวจและยืนยัน
NEEDS_REVIEW	รอตรวจสอบ	ส้ม	มีข้อมูลที่ต้องให้ผู้ใช้เปิดตรวจเพิ่มเติมก่อนยืนยัน
NOT_FOUND	ยังไม่พบหลักฐานชำระเงิน	ขาว	ยังไม่มีหลักฐานจากแหล่งรับชำระหรือรายการรับเงินที่ผูกกับเอกสาร
REJECTED	ปฏิเสธการจับคู่	ชมพูแดง	การจับคู่เดิมถูกปฏิเสธและต้องตรวจหรือจับคู่ใหม่

เลขอ้างอิงซ้ำ

ช่องสีแดงพร้อมจำนวนเอกสารหมายถึงมีเอกสารหลายฉบับใช้เลขอ้างอิงเดียวกัน เมื่อเปิด ระบบจะแสดงเอกสารในกลุ่มเดียวกันทั้งหมด แต่ต้องตรวจ จัดการ และยืนยันแยกทีละเอกสาร ไม่ควรสรุปจากเอกสารฉบับแรกแทนทั้งกลุ่ม

ตัวกรองอ้างอิงซ้ำทำงานแยกจากสถานะ

การเลือก “อ้างอิงซ้ำ” จะล้างสถานะที่เลือกอยู่ และการเลือกสถานะใหม่จะปิดตัวกรองอ้างอิงซ้ำ หากไม่มีสถานะใดถูกเลือก ระบบจะแสดงทุกสถานะ

SECTION 03

เลือกเดือน ค้นหา และกรอง

เปลี่ยนเดือนรายงาน

01กดปุ่มชื่อเดือนเหนือรายงานเพื่อเปิดหน้าต่าง “เลือกเดือนรายงาน”
02ใช้ลูกศรเปลี่ยนปี แล้วเลือกหนึ่งใน 12 เดือน ระบบจะแสดงเดือนที่เลือกไว้ด้านล่าง
03กด “แสดงรายงาน” เพื่อโหลดเอกสาร PEAK ทั้งหมดของเดือนนั้น
04หากต้องการกลับเดือนปัจจุบัน ให้กด “เดือนปัจจุบัน” แล้วแสดงรายงานอีกครั้ง

ค้นหาและกรองภายในเดือน

เลข IV: พิมพ์ได้ทั้งเลขเต็มหรือเลขโดยไม่ต้องยึดรูปแบบ IV- ระบบปรับคำนำหน้าสำหรับการค้นหาให้
ชื่อลูกค้า: พิมพ์ข้อความบางส่วนของชื่อลูกค้าที่อยู่ในเอกสาร PEAK
เลขอ้างอิง: ค้นจากเลขอ้างอิง PEAK ที่ใช้เชื่อมกับแหล่งรับชำระ
สถานะ: กดได้หลายปุ่มพร้อมกันเพื่อรวมผลของหลายสถานะ กดซ้ำเพื่อยกเลิกสถานะนั้น
วันที่เอกสาร: กดเลขวันที่เพื่อดูเฉพาะวันนั้น ปุ่มวันที่มีเฉพาะวันที่พบข้อมูลจริงในเดือน
อ้างอิงซ้ำ: แสดงเฉพาะกลุ่มที่มีเลขอ้างอิงเดียวกันมากกว่าหนึ่งเอกสาร

เมื่อไม่พบเอกสาร

ตรวจเดือนก่อนเป็นอันดับแรก แล้วล้างข้อความค้นหา เลือก “ทั้งหมด” ในวันที่ ปิดตัวกรองสถานะและอ้างอิงซ้ำ หากยังไม่พบ แสดงว่าเดือนนั้นยังไม่มีเอกสาร PEAK หรือไฟล์ล่าสุดยังไม่ถูกนำเข้า

SECTION 04

ตรวจรายละเอียดเอกสาร PEAK

01กดช่องเลข IV ที่ต้องการ ระบบจะโหลดรายละเอียดและจำรายการนี้เป็นรายการที่เปิดล่าสุด
02ตรวจข้อมูล PEAK โดยเฉพาะวันที่ออก ยอดเงิน ลูกค้า และเลขอ้างอิง
03ตรวจว่ามีข้อมูลแหล่งรับชำระหรือรายการ Statement / Xendit ผูกอยู่หรือไม่
04เปรียบเทียบยอด วันที่ ชื่อผู้ชำระ ช่องทาง และเลขอ้างอิงก่อนยืนยัน
05อ่านผลการตรวจสอบและประวัติการเคลื่อนไหวเพื่อดูว่าใครทำอะไรและเมื่อใด

ข้อมูล PEAK ที่แสดง

เลขเอกสาร: เลข IV พร้อมลิงก์ไปยังเอกสารต้นทางเมื่อระบบมี URL
วันที่ออก: วันที่เอกสารที่ใช้สร้างปุ่มกรองวันที่ด้านบน
ยอด PEAK: ยอดที่ต้องใช้เปรียบเทียบกับหลักฐานหรือยอดรวมรายการรับเงิน
ลูกค้า: ชื่อลูกค้าในเอกสาร ใช้ประกอบการตรวจผู้ชำระ
อ้างอิง: เลขอ้างอิง PEAK ที่ระบบใช้จับคู่กับ Order No., Consignment No. หรือ PO Number
อ้างอิงจากระบบ: แหล่งหรือรายการต้นทางของเลขอ้างอิง พร้อมลิงก์เมื่อมี
ช่องทาง/รายละเอียด: รายละเอียดช่องทางรับชำระจากเอกสาร
สถานะ PEAK และใบกำกับภาษี: สถานะของเอกสาร PEAK และข้อมูลใบกำกับภาษีที่มากับเอกสาร

กรณีเลขอ้างอิงซ้ำ

หน้าต่างรายละเอียดจะแสดงจำนวนเอกสารในกลุ่มและการ์ดรายละเอียดแยกแต่ละฉบับ ให้ยึดเลข IV และยอดของการ์ดที่กำลังตรวจ อย่านำผลยืนยันของฉบับหนึ่งไปใช้กับอีกฉบับ

SECTION 05

ตรวจหลักฐานและจับคู่รายการรับเงิน

ข้อมูลแหล่งรับชำระ

เมื่อเอกสารเชื่อมกับ Shopee, Lazada, TikTok, COD Flash, COD KEX หรือ Makro ระบบจะแสดงรหัสอ้างอิงตามแหล่งนั้น วันที่คำสั่งซื้อ วันที่รับชำระ ยอดรวม ยอดรับสุทธิ รอบวางบิลหรือข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติม และสถานะหรือประเภทธุรกรรม

ข้อมูล Statement / Xendit

วันและเวลา: วันเวลาของรายการรับเงินที่นำเข้าจาก Statement หรือ Xendit
ช่องทาง: แหล่งของรายการรับเงินที่ระบบแสดงในรายละเอียด
จำนวนเงิน: ยอดของแต่ละรายการ และยอดรวมรายการรับเงินที่ผูกกับ IV
คำอธิบาย: ข้อความผู้ชำระหรือรายละเอียดจากแหล่งข้อมูล ใช้เทียบกับชื่อลูกค้า
เลขอ้างอิง: เลขอ้างอิงธุรกรรมเมื่อไฟล์ต้นทางมีข้อมูล

ค้นหาและผูกรายการรับเงินเอง

01ในส่วน “ข้อมูล Statement / Xendit” กด “ค้นหา”
02ค้นจากชื่อผู้ชำระหรือคำอธิบาย และระบุจำนวนเงินเมื่อจำเป็น
03เลือกรายการที่ยังไม่ถูกผูกกับเอกสารอื่นได้มากกว่าหนึ่งรายการ
04ตรวจจำนวนที่เลือกและยอดรวมด้านล่างตารางก่อนบันทึกการจับคู่
05หลังบันทึก ให้กลับมาตรวจรายละเอียดรายการที่ผูกและกดยืนยันเมื่อข้อมูลถูกต้อง

เงื่อนไขยอดรวมของการจับคู่เอง

ยอดรวมที่เลือกสูงกว่ายอด PEAK ได้ แต่ส่วนที่ยังขาดจากยอด PEAK ต้องน้อยกว่า 1 บาท หน้าค้นหาแบ่งผลลัพธ์ครั้งละ 30 รายการ หากไม่พบ ให้ปรับชื่อหรือยอดแล้วค้นหาใหม่ ผู้มีสิทธิ์จัดการสามารถนำรายการที่ผูกผิดออกได้ก่อนเอกสารถูกยืนยัน

SECTION 06

ยืนยันและยกเลิกการยืนยัน

ยืนยันจากหลักฐานที่ผูกอยู่

01ตรวจยอด PEAK เทียบกับยอดจากแหล่งรับชำระหรือยอดรวม Statement / Xendit
02ตรวจชื่อผู้ชำระ วันที่ ช่องทาง และเลขอ้างอิงให้สัมพันธ์กับเอกสาร
03กด “ตรวจสอบและยืนยัน” เฉพาะเมื่อหลักฐานครบและเป็นรายการของ IV นั้นจริง
04ตรวจส่วน “ผลการตรวจสอบ” ซึ่งจะแสดงผู้ยืนยัน เวลา และวิธียืนยัน
05ตรวจ “ประวัติการเคลื่อนไหว” เพื่อยืนยันว่าระบบบันทึกการดำเนินการแล้ว

ยืนยันแบบแมนนวล

ใช้เฉพาะเมื่อมีหลักฐานภายนอกที่ไม่ได้มาจากไฟล์ Excel และไม่มีรายการ Statement, Xendit หรือแพลตฟอร์มให้จับคู่ ต้องกรอก Remark หรือรายละเอียดหลักฐาน เช่น แหล่งสลิป วันเวลา ผู้ชำระ และข้อมูลที่ใช้ยืนยัน ความยาวไม่เกิน 2,000 ตัวอักษร

ยกเลิกการยืนยัน

เอกสารที่ยืนยันแล้วมีปุ่ม “ยกเลิกการยืนยัน” สำหรับผู้มีสิทธิ์จัดการ ต้องระบุเหตุผลไม่เกิน 2,000 ตัวอักษร ระบบจะคืนเอกสารสู่สถานะที่แก้ไขหรือจับคู่ใหม่ได้ โดยไม่ลบประวัติเดิม

สิ่งที่บันทึกในผลและประวัติ

ผลการตรวจสอบ: ผู้ยืนยัน วันเวลา วิธียืนยัน และ Remark หรือรายละเอียดหลักฐาน
วิธีจับคู่: เลขอ้างอิงและยอดเงิน, ยอดเงินและวันที่, ยอดเงินในช่วงวันที่, เลขอ้างอิงแพลตฟอร์ม หรือแมนนวล
ประวัติการเคลื่อนไหว: เหตุการณ์ล่าสุดอยู่ก่อน พร้อมผู้ดำเนินการหรือระบบ วันเวลา หมายเหตุ และจำนวนรายการรับเงินก่อน–หลังเมื่อมี
การยกเลิก: บันทึกผู้ยกเลิก เวลา เหตุผล และข้อมูลก่อน–หลังไว้ตรวจย้อนหลัง

SECTION 07

เพิ่มไฟล์ข้อมูลและจับคู่อัตโนมัติ

ชนิดไฟล์และแหล่งข้อมูลที่รองรับ

เลือกไฟล์ .xlsx, .xls และ .csv ได้หลายไฟล์พร้อมกันโดยไม่จำกัดจำนวน ระบบตรวจชนิดจากเนื้อหาอัตโนมัติ รองรับ Bank Statement, PEAK, Shopee, Lazada, TikTok, COD Flash, COD KEX, Makro และ Xendit

01กด “เพิ่มไฟล์ข้อมูล” แล้วเลือกไฟล์ทั้งหมดที่ต้องการนำเข้าในครั้งเดียว ไฟล์ต่างชนิดปะปนกันได้
02รอให้ระบบตรวจชนิดไฟล์ และตรวจป้ายกำกับของแต่ละไฟล์ว่าเป็นแหล่งข้อมูลที่ต้องการ
03หากไฟล์แสดง “ข้อมูลไม่พร้อม” ให้แก้ไฟล์ต้นทางก่อน โดย Makro ต้องมี PO Number สำหรับจับคู่
04เมื่อทุกไฟล์พร้อม กด “นำเข้า … ไฟล์” แล้วรอการนำเข้าและจับคู่จนจบ
05เลือกเดือนของเอกสารที่นำเข้า แล้วค้นหา IV เพื่อตรวจสถานะและหลักฐานอีกครั้ง

Statement / Xendit ↔ PEAK

ระบบตรวจยอดเงินและชื่อผู้ชำระด้วยเงื่อนไขเดียวกัน โดยไม่จำกัดระยะห่างของวันที่

Marketplace / COD / Makro ↔ PEAK

ระบบเทียบ Order No., Consignment No. หรือ PO Number กับเลขอ้างอิงของ PEAK

นำเข้าไฟล์ซ้ำ

นำเข้าซ้ำได้: IV ใหม่จะถูกเพิ่ม IV เดิมจะอัปเดตตามไฟล์ล่าสุดแต่คงสถานะการยืนยันเดิมไว้ ส่วนรายการ Statement ที่ซ้ำจะถูกข้าม หลังนำเข้าให้ตรวจรายการเดิมที่ยืนยันแล้วด้วยว่า ข้อมูล PEAK ล่าสุดยังสัมพันธ์กับหลักฐานเดิม

SECTION 08

สิทธิ์ เช็กลิสต์ และแก้ปัญหา

สิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง

ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์เข้าหน้า “ตรวจสอบการชำระเงิน” จึงจะเปิดรายงานจริงได้ ผู้มีสิทธิ์ดูสามารถเลือกเดือน ค้นหา กรอง และเปิดรายละเอียด ส่วนปุ่มเพิ่มไฟล์ ค้นหาและผูกรายการรับเงิน นำรายการที่ผูกออก ยืนยันแมนนวล ยืนยันผล และยกเลิกการยืนยัน จะแสดงเฉพาะผู้มีสิทธิ์จัดการ

เช็กลิสต์ก่อนยืนยัน

เลข IV และลูกค้าตรงกับงานที่กำลังตรวจ

ยอด PEAK ตรงกับหลักฐานหรือยอดรวมที่ผูก

ชื่อผู้ชำระและคำอธิบายสัมพันธ์กับลูกค้า

วันที่และเวลาสอดคล้องกับการรับชำระ

เลขอ้างอิงหรือ Order No. เป็นของรายการเดียวกัน

ตรวจเอกสารทุกฉบับเมื่อพบอ้างอิงซ้ำ

ไม่มีรายการรับเงินของเอกสารอื่นถูกผูกมาด้วย

Remark ระบุแหล่งหลักฐานครบเมื่อยืนยันแมนนวล

อาการที่พบบ่อย

ไม่เห็นปุ่มจัดการ

บัญชีอาจมีสิทธิ์ดูอย่างเดียว ให้ผู้ดูแลตรวจสิทธิ์จัดการของเมนูตรวจสอบการชำระเงิน

ค้นหา IV ไม่พบ

ตรวจเดือน ล้างคำค้น สถานะ วันที่ และตัวกรองอ้างอิงซ้ำ แล้วตรวจว่าได้นำเข้าไฟล์ PEAK แล้ว

ยังไม่พบหลักฐาน

ตรวจว่าได้นำเข้าไฟล์แหล่งรับชำระแล้ว เลขอ้างอิงตรงกัน หรือใช้ค้นหา Statement / Xendit เพื่อผูกเอง

ยืนยันไม่ได้

ตรวจว่ามีหลักฐานที่ผูกอยู่ หรือใช้ยืนยันแมนนวลพร้อม Remark และบัญชีมีสิทธิ์จัดการ

จับคู่รายการรับเงินไม่ได้

ต้องเลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการ ยอดที่ยังขาดจาก PEAK ต้องน้อยกว่า 1 บาท และรายการต้องยังไม่ถูกผูกกับ IV อื่น

นำเข้าไม่ได้

ตรวจนามสกุลไฟล์ ผลตรวจชนิดไฟล์ และข้อมูลอ้างอิงบังคับของแหล่งนั้นก่อนกดนำเข้า

พบเลขอ้างอิงซ้ำ

เปิดกลุ่ม ตรวจเลข IV และยอดทีละฉบับ แล้วดำเนินการแยกเอกสาร ห้ามยืนยันเหมารวม