WAREHOUSE & ITEMS
สินค้า
คู่มือรายละเอียดสำหรับการตั้งค่าสินค้าในระบบ SUNFORD
ข้อมูลสินค้าครอบคลุมอะไรบ้าง
ใช้จัดการข้อมูลสินค้าที่ใช้ในงานสต็อก งานบริการ และการผลิต ตั้งแต่กลุ่ม ประเภท หน่วยนับ ราคา เกณฑ์สต็อก ไปจนถึงคลังรับเข้าและโครงสร้างส่วนประกอบ
1. ค้นหาและจัดการรายการสินค้า
หน้า ตั้งค่า > คลังและสินค้า > สินค้า แสดงรายการสินค้าแบบแบ่งหน้า ใช้ กรองข้อมูล ค้นหาจากรหัสสินค้า ชื่อ บาร์โค้ด กลุ่ม ประเภท หรือสถานะการใช้งาน
- กลุ่มสินค้าและประเภทสินค้า
- จำกัดรายการให้เหลือเฉพาะกลุ่มและประเภทที่ต้องการตรวจสอบ
- สถานะ
- เลือกดูทั้งหมด เฉพาะสินค้าที่ใช้งาน หรือสินค้าที่ปิดใช้งาน
- ส่งออก Excel
- ส่งออกรายการสินค้าจากระบบเพื่อใช้ตรวจทานหรือเป็นแม่แบบก่อนนำเข้าข้อมูล
- นำเข้า Excel
- รองรับไฟล์ .xlsx และ .xls ระบบตรวจสอบทั้งไฟล์ก่อนบันทึก และแสดงปัญหาแยกตามแถวและชื่อฟิลด์
- เพิ่มหรืออัปเดตจาก Excel
- เว้น master_item_id ว่างสำหรับสินค้าใหม่ และกรอก master_item_id เมื่อต้องการอัปเดตสินค้าเดิมเท่านั้น
2. เพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลหลัก
กด เพิ่มสินค้า เพื่อสร้างรายการใหม่ หรือเปิดแก้ไขจากรายการเดิม ระบบต้องการให้เลือกกลุ่มสินค้า ประเภทสินค้า และหน่วยหลัก ก่อนกรอกรหัสและชื่อสินค้า
- รูปภาพสินค้า
- รองรับไฟล์ JPG, PNG และ WebP ระบบแปลงเป็น WebP และลดขนาดให้ไม่เกิน 1 MB สามารถเพิ่ม เปลี่ยน คืนค่ารูปเดิม หรือลบรูปได้ หากข้อมูลสินค้าบันทึกสำเร็จแต่รูปภาพล้มเหลว ระบบจะแจ้งเตือนแยกเพื่อให้เปิดแก้ไขและบันทึกรูปอีกครั้ง
- กลุ่มสินค้า / ประเภทสินค้า / หน่วยหลัก *
- ข้อมูลอ้างอิงหลักของสินค้า โดยประเภทสินค้าที่ใช้กับหน้านี้ต้องเป็นกลุ่มการใช้งานสินค้า
- รหัสสินค้า / ชื่อสินค้า *
- ข้อมูลบังคับของสินค้า ระบบตรวจรหัสซ้ำก่อนบันทึก
- ชื่อภาษาอังกฤษ / ชื่อย่อ / Barcode
- ข้อมูลเสริมสำหรับการแสดงผลและการระบุสินค้า
- ราคาขายมาตรฐาน
- ราคาต่อหน่วยหลัก ต้องเป็นตัวเลขตั้งแต่ 0 ขึ้นไป
- สต็อกขั้นต่ำ / จุดสั่งซื้อ
- ต้องเป็นตัวเลขตั้งแต่ 0 ขึ้นไป และจุดสั่งซื้อห้ามมากกว่าสต็อกขั้นต่ำ
- รายละเอียด
- บันทึกคำอธิบายเพิ่มเติมของสินค้า
3. กำหนดหน่วยสั่งซื้อ
หลังเลือกหน่วยหลัก ระบบจะสร้างแถวหน่วยสั่งซื้อเริ่มต้นให้ทันที สามารถกด เพิ่มหน่วยสั่งซื้อเพื่อกำหนดหน่วยอื่นและอัตราแปลงกลับเป็นหน่วยสต็อกได้
- ต้องมีหน่วยสั่งซื้ออย่างน้อยหนึ่งรายการ และห้ามเลือกหน่วยซ้ำ
- อัตราแปลงของทุกหน่วยต้องมากกว่า 0
- หน่วยหลักต้องมีอัตราแปลงเท่ากับ 1 และระบบกำหนดหน่วยเริ่มต้นสำหรับการสั่งซื้อได้หนึ่งหน่วย
4. ตั้งค่าคลัง สต็อก และโครงสร้างผลิต
- คลังรับเข้าและโลเคชั่นรับเข้า
- เลือกคลังรับเข้าที่เปิดใช้งานก่อน จึงเลือกโลเคชั่นรับเข้าของคลังนั้นได้ การเปลี่ยนคลังจะล้างโลเคชั่นเดิม
- ผู้ดูแลสต็อกสินค้า
- กำหนดพนักงานผู้รับผิดชอบสต็อกของสินค้ารายนี้ได้
- โครงสร้างส่วนประกอบการผลิต
- จัดโครงสร้างแบบต้นไม้สำหรับการผลิต โดยเลือกได้เฉพาะอะไหล่และชิ้นส่วน
- ต้องตีตราราชการหลังผ่าน QC
- คำสั่งผลิตใหม่ของสินค้านี้จะรอตีตราก่อนเข้าสถานะพร้อมแพ็ก
5. สวิตช์การใช้งานและสถานะ
ควบคุมซีเรียล
ติดตามสินค้าด้วยหมายเลขซีเรียล
ขายได้
อนุญาตให้สินค้าใช้ในใบเสนอราคาหรืองานขาย
ควบคุมสต็อก
นับสินค้ารวมในยอดคงเหลือสต็อก
ใช้ในงานบริการ
อนุญาตให้ใช้สินค้าในกระบวนการบริการหรือการซ่อม
ใช้ปุ่มแก้ไขเพื่อปรับข้อมูลเดิม และปิดใช้งานสินค้าเมื่อต้องการหยุดเลือกใช้ชั่วคราว โดยระบบจะขอให้ยืนยันก่อนเปลี่ยนสถานะ ปุ่มจัดการจะแสดงเฉพาะบัญชีที่มีสิทธิ์จัดการสินค้า
6. เลือกข้อมูลอ้างอิงก่อนกรอกรายละเอียดสินค้า
กลุ่มสินค้า ประเภทสินค้า และหน่วยหลักเป็นข้อมูลที่กำหนดความหมายของสินค้า ควรเลือกให้ถูกก่อนกรอกรหัสหรือราคา เพราะใช้ต่อในงานสต็อกและการผลิต
กลุ่มสินค้า
ใช้จัดหมวดและกรองรายการ เช่น แยกสินค้าสำเร็จรูป อะไหล่ หรือชิ้นส่วน เลือกกลุ่มที่ทำให้ผู้ใช้งานค้นหาสินค้านี้ได้ง่ายที่สุด
ประเภทสินค้า
หน้าสินค้านี้รับเฉพาะประเภทที่อยู่ในกลุ่มการใช้งานสินค้า หากต้องจัดการอะไหล่หรือชิ้นส่วน ให้ใช้หัวข้อคู่มืออะไหล่และชิ้นส่วนตามบทบาทของรายการ
หน่วยหลัก
เป็นหน่วยอ้างอิงของยอดคงเหลือ ราคา และอัตราแปลงหน่วย ควรเลือกหน่วยที่ใช้ติดตามสต็อกจริง เช่น ชิ้น กล่อง หรือกิโลกรัม
ถ้ายังไม่มีกลุ่ม ประเภท หรือหน่วยที่ต้องใช้ ให้แจ้งผู้ดูแลข้อมูลหลักเพิ่มข้อมูลอ้างอิงก่อน ไม่ควรเลือกค่าที่ใกล้เคียงเพียงเพื่อให้บันทึกรายการได้
7. อ่านหน่วยหลักและหน่วยสั่งซื้อด้วยตัวอย่าง
หน่วยหลักคือหน่วยที่ระบบใช้เก็บยอดสินค้า ส่วนหน่วยสั่งซื้อคือหน่วยที่ใช้เมื่อต้องรับหรือสั่งสินค้าเป็นแพ็ก ระบบแปลงหน่วยสั่งซื้อกลับเป็นหน่วยหลักตามค่าที่กำหนดไว้
ตัวอย่าง: สินค้านับเป็นชิ้น แต่สั่งซื้อเป็นกล่อง
หน่วยหลัก: ชิ้น
หน่วยสั่งซื้อ: กล่อง
อัตราแปลง: 1 กล่อง = 12 ชิ้น
เมื่อต้องรับสินค้าเป็นกล่อง ให้ตั้งค่าอัตราแปลงตามจำนวนชิ้นจริงในหนึ่งกล่อง เพื่อให้ยอดสต็อกอ้างอิงหน่วยหลักได้ถูกต้อง
กติกาที่ระบบตรวจสอบ
- ต้องมีหน่วยสั่งซื้ออย่างน้อยหนึ่งรายการ และแต่ละหน่วยเลือกซ้ำกันไม่ได้
- หน่วยหลักต้องอยู่ในรายการหน่วยสั่งซื้อด้วย โดยมีอัตราแปลงเท่ากับ 1
- อัตราแปลงของทุกหน่วยต้องมากกว่า 0
- ระบบกำหนดหน่วยเริ่มต้นสำหรับการสั่งซื้อได้หนึ่งหน่วย หากเปลี่ยนหน่วยหลักให้ตรวจทานหน่วยสั่งซื้อทั้งหมดอีกครั้ง
8. กำหนดเกณฑ์สต็อก คลัง และผู้ดูแลอย่างไร
- สต็อกขั้นต่ำ
- จำนวนอ้างอิงขั้นต่ำของสินค้านี้ กรอกเป็นตัวเลขตั้งแต่ 0 ขึ้นไป และใช้หน่วยหลักของสินค้า
- จุดสั่งซื้อ
- จำนวนอ้างอิงสำหรับการวางแผนสั่งสินค้า ต้องเป็นตัวเลขตั้งแต่ 0 ขึ้นไป และต้องไม่มากกว่าสต็อกขั้นต่ำ หน้านี้บันทึกค่าอ้างอิงสินค้า ไม่ได้สร้างใบสั่งซื้อให้เอง
- คลังรับเข้า
- เลือกคลังที่เปิดใช้งานสำหรับรับเข้า เพื่อเป็นค่าเริ่มต้นของสินค้านี้
- โลเคชั่นรับเข้า
- เลือกได้เมื่อเลือกคลังรับเข้าก่อนเท่านั้น และต้องเป็นโลเคชั่นของคลังที่เลือก หากเปลี่ยนคลัง ระบบจะล้างค่าโลเคชั่นเดิมให้เลือกใหม่
- ผู้ดูแลสต็อกสินค้า
- ระบุผู้รับผิดชอบข้อมูลหรือยอดสต็อกของรายการนี้เมื่อหน่วยงานต้องการผู้ดูแลเฉพาะสินค้า
9. ลำดับทำงานที่พนักงานใช้ได้ทุกครั้ง
- 1ตรวจว่ามีสินค้าเดิมด้วยรหัส ชื่อ หรือ Barcode แล้วหรือไม่
- 2เลือกกลุ่ม ประเภท และหน่วยหลักให้ตรงกับสินค้าจริง
- 3กรอกรหัสและชื่อสินค้าให้ชัดเจน แล้วตรวจรหัสซ้ำก่อนบันทึก
- 4กำหนดหน่วยสั่งซื้อและอัตราแปลงให้ตรงกับการรับสินค้าจริง
- 5กรอกราคาและเกณฑ์สต็อกด้วยหน่วยหลักเดียวกัน
- 6เลือกคลังและโลเคชั่นรับเข้าเมื่อสินค้านี้ต้องมีจุดรับเข้าประจำ
- 7เพิ่มส่วนประกอบเฉพาะสินค้าที่ต้องใช้ในโครงสร้างการผลิต
- 8เปิดสวิตช์ซีเรียล ขายได้ ควบคุมสต็อก หรืองานบริการตามการใช้งานจริง
หากไม่แน่ใจว่าควรเปิดสวิตช์ใด หรือควรใช้อัตราแปลงเท่าไร ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลข้อมูลก่อนบันทึก เพื่อไม่ให้ข้อมูลสินค้าและยอดสต็อกคลาดเคลื่อน